マナーの基本 マナーの基本 マナーの基本

電話をかける際の注意点

対面しての会話と違い、電話は相手の顔が見えません。声、言葉づかい、話し方や相手に対する気づかいなどで印象が決まります。
次のことに注意して、好印象を与える電話のかけ方をマスターしましょう。
1)かける前に相手の電話番号、名前、用件を確認する
2)時間帯を考える(始業直後・終業直前、昼休みなどを避ける)
3)明るく元気な声で、語尾まではっきり発音する
4)相手の都合を気づかう(「今、お時間よろしいでしょうか」など)
5)メモを取る
6)感謝の気持ちを伝える

電話の流れとポイント

■相手が電話に出たら

「はい、株式会社●●です。」

◇ポイント1◇
電話に出た相手には、誰であろうと必ずまず名乗ってから用件を伝えましょう!
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■担当者が電話に出たら

「はい、代わりました採用担当の●●と申します。」

◇ポイント2◇
企業の方は忙しい業務を中断して電話に出ています。
何の要件か簡潔に伝え、通話を続けてよいか確認しましょう。
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■用件を話す

「はい、ご用件をお伺いいたします。」

◇ポイント3◇
確認した内容はメモをとり、重要事項は繰り返して確認しましょう。
もう一度電話で確認し直すことのないように。
◇ポイント4◇
顔が見えない電話では、企業の方のお話をしっかり聞いているという態度を示すため、あいづちを打つようにしましょう。
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■承知してもらったら

「はい、承知いたしました。ご連絡ありがとうございました。」

◇ポイント5◇
貴重なお時間を割いていただいたことに対し、感謝の気持ちを伝えましょう。
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■電話を切るとき

「こちらこそ、よろしくお願いいたします。では、失礼いたします。」

◇ポイント6◇
通話を終了するときは、相手が電話を切ったことを確認しましょう。先に電話を切るのはNGです。
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電話のマナーQ&A
Q1.電話をかけたら、担当者は不在だと言われました。その後、どのようにすれば良いですか?

担当者が不在というケースはよくありますね。基本的には、自分から電話をかけなおすようにしましょう。電話を受けてくれた方には、「はい、承知しました。それでは、改めてこちらからお電話を差し上げます」など、かけ直すことを伝えましょう。
担当者の帰社予定時間が分かれば、その時間以降に改めて電話をかけます。ただし、急な用件の場合は、電話を受けてくれた方に伝言をお願いすることもマナー違反ではありません。

Q2.「また、改めてこちらからお電話を差し上げます」と携帯電話のメッセージが残っていました。 折り返さなくても良いものでしょうか?

メッセージに気づいたら、折り返しの電話をかけましょう。でも、慌てずに、時間帯を確認し、雑音が入らない場所に移動してからです。折り返しの電話では、電話をいただいたことのお礼、電話に出られなかったことのお詫びなどを忘れないでくださいね。

NGマナー

携帯電話に関するよくある2つのNGです。

①電源をOFFにし忘れ
会社説明会の最前列で「♪♪♪」、面接中にバッグの中で「♪♪♪」。こんなとき、考えただけで焦りませんか。人の話を聞くときは、どんな場面であっても電源はOFFにしましょう。

②会社説明会や面接が終わって、部屋を出ると同時に携帯電話で通話
緊張感から解放されて、すぐに親や友達に報告したい気持ちも分かります。でも、通話しながら社内を歩くことはマナーに反する行為です。何より通話をしながら社内をあるいているときに、すれ違った社員の方に挨拶できますか?あなたの姿は常に企業側に見られていますよ。

アドバイザー

岡田美栄

キャリアドバンス 代表

岡田 美栄 先生

新潟県生まれ。企業での人事採用を経験した後、大学・短大・専門学校等教育機関における就職講演、官公庁等における各種就職支援講座の講師として活躍されました。

NPO法人にいがたキャリアサポーター 理事長を経て、2014年に自らが代表を務める「キャリアドバンス」を設立。就職指導、マナー・コミュニケーション研修、キャリアカウンセリングなど精力的に講演・研修を行っています。