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昨年度までににいがた就職応援団に寄せられた質問に、にいがた就職応援団 学生サポート担当の野瀬山が答えます。自分と同じ疑問・悩みを先輩たちも同様に持っていたケースは多いもの。まずは参考にしてみましょう。
Theme 7各種書類について

捺印のための印鑑はそれなりのものを買うべきでしょうか。100円均一で購入した日頃使っている印鑑ではだめですか。

100円均一で買った印鑑はシャチハタ(スタンプ)でしょうか。安くてもいいので、できれば朱肉で捺印する印鑑を使用しましょう。なお、シャチハタの場合で、あまりにも安っぽいインク(スタンプ的なもの)であれば、買い直すことをお勧めします。

企業名が○○金庫や○○組合などの場合には、御金庫(貴金庫)や御組合(貴組合)でいいのでしょうか。

一般的に履歴書など文書の場合は「貴金庫」「貴組合」と書きます(会社・銀行の場合も同様に「貴社」「貴行」)。
ただし、面接など口頭で話す場合は、それぞれ「御金庫」(おんきんこ)、「御組合」(おんくみあい)、「御社」(おんしゃ)、「御行」(おんこう)となります。
このように使い分ける理由は、日本語には同音異義語が多く「貴社」「貴行」と口頭で言った場合、「記者」「機構」など誤解を招く場合があるからだと言われています。。

企業に提出する成績証明書等の書類は、大学の封筒に入れるべきなのでしょうか。

大学の封筒でなくても構いませんが、通常重要な書類は封筒に入れて提出します。成績証明書等の重要書類を裸のまま渡されたら、「適当な学生だな」と思われるかもしれません。どうしたら「相手の気持ちを損ねないか」を考えることが大切です。

履歴書についての質問です。「○○予備校」入学というのは書くべきですか。休学のことも学歴のところに書くべきですか。

予備校は書く必要はないと思います。予備校は学歴ではありません。休学は書いたほうが良いでしょう。なぜなら、「留年ではない」と明確にする必要があるからです。

企業に提出する履歴書は、自分の学校のものでなくては駄目ですか。それとも市販のもので良いですか。

特に企業からの指定がなければ、市販のもので大丈夫です。

語学留学は履歴書に書いて良いのでしょうか。1度目は大学在籍中に行った交換留学、2度目は大学を1年休学して行きました。どちらも1年未満ですが、どう書いたら良いのかが分かりません。

学歴の欄に留学を書く場合は、基本的には1年以上のものとされているようです。あなたが語学留学を自己PRの材料としたい場合、自己PRや特技の欄を活用するほうが良いでしょう。いずれにせよ大切なのは、語学留学をしたという事実よりも、語学留学を決めた目的や、それによって得たものです。

履歴書に記入する取得資格欄には、「上から、取得した順番に資格を書きなさい」とあります。優先順では駄目ですか。

どちらでも良いのですが、取得順が一般的です。人事の方は、資格だけを見て選考するわけではありません。実際にはその資格を活かしてどのように会社に貢献したいのか、なぜその資格を取ったのかなどの理由が大切です。

履歴書の写真は普通4cm×3cmなので、そのサイズはいっぱい持ってます。しかし、ある企業の履歴書の写真の欄には4.5cm×3.5cmとあります。4cm×3cmを貼るのはまずいでしょうか。

撮り直したほうが無難でしょう。社会人になれば、社会のルール、会社のルール等たくさんの規律があります。そして、その中で仕事をしなければなりません。応募の段階で、規定の書式でない、ということは、もしかしたらルールを守れない人だと思われかねません。きちんとその会社の定めたルールに従って、履歴書を作成するのが良いと思います。

面接に履歴書を持参する場合、添え状は必要でしょうか。

添え状の有無が、直接選考に影響することはないと思います。しかしあれば、人事の方への礼儀、誠意が伝わり、好印象になるという程度です。添え状に時間を割くよりも面接に備えることに時間を割いたほうが良いと思いますよ。面接官の方に、ありのままの自分と入社への熱意をしっかりと伝えられればそれで良いと思います。

健康診断書などを提出するようにと指示を受けたのですが、郵送で良いのか、試験当日に持参が良いのか分かりません。

問い合わせてみてください。事前に説明がなかったのであれば、問い合わせることでマイナスになることなど何もありません。

入社通知書と内定通知書というのは違うものですか。また、内定通知書には労働条件などが記載されていると聞きましたが。

同じような用途で使われていますが、内定通知書というケースが多いようです。労働条件については記載されていることもあるという程度。新卒採用の場合は、入社日時・場所など、入社日関連の連絡事項が記載されているのが一般的です。